Komunikacja i Poczta — asystent, który czyta firmową skrzynkę. I nigdzie jej nie wysyła.

Chmurowi asystenci poczty wymagają wysłania treści e-maili do dostawcy — dla firm pracujących z danymi poufnymi to bariera nie do przejścia. Nasz bot działa w obrębie Twojej sieci LAN: nasłuchuje skrzynek przez IMAP, przygotowuje drafty odpowiedzi, streszcza wątki i robi notatki ze spotkań. Zanim zdążysz wypić kawę.

Strumień kopert wpływający do kompaktowej jednostki serwerowej, z której wychodzą uporządkowane szkice odpowiedzi do folderu Szkice — całość wewnątrz obrysu biura, chmura na zewnątrz przekreślona

Problem

Skrzynka firmowa to przekrój wszystkiego, co poufne: umowy, ceny, dane klientów i pracowników, negocjacje. Większość asystentów pocztowych (jak Copilot w Outlooku) wysyła treść wiadomości do chmury dostawcy — dla kancelarii, działów finansowych czy urzędów oznacza to powierzanie tajemnic osobie trzeciej w zamian za wygodę.

Jednocześnie właśnie w poczcie ginie najwięcej czasu: odpowiadanie na powtarzalne pytania, czytanie wątków „Re: Re: Fwd:" po urlopie, spisywanie ustaleń ze spotkań. To praca mechaniczna, idealna dla AI — o ile AI nie musi wynosić treści poza firmę.

Jak to działa pod maską

Lokalny demon nasłuchuje skrzynki przez IMAP. Nowa wiadomość trafia do modelu językowego na jednostce w Twojej serwerowni, który klasyfikuje sprawę, sięga do firmowej bazy wiedzy (RAG) lub systemów wewnętrznych (np. statusu zamówienia w ERP) i odkłada gotowy szkic w folderze „Szkice" — w tym samym wątku, gotowy do edycji:

Skrzynka
IMAP / Exchange

Lokalny LLM + RAG
klasyfikacja · kontekst · draft

Folder „Szkice"
człowiek czyta i wysyła

Drafty odpowiedzi

Klient pyta o status zamówienia? Bot sprawdza system, widzi że paczka jest w drodze i przygotowuje maila z numerem listu przewozowego. Pracownik czyta, ewentualnie poprawia, klika „Wyślij".

Streszczanie wątków

Wracasz z urlopu do wątku z 40 wiadomościami? Bot generuje podsumowanie: kto co ustalił, co jest do zrobienia, jakie terminy wiszą — z odsyłaczami do konkretnych wiadomości.

Notatki ze spotkań

Ten sam silnik obsługuje nagrania: lokalna transkrypcja (model klasy Whisper na GPU), potem podsumowanie — ustalenia, zadania, terminy — rozesłane uczestnikom do akceptacji. Nagranie i transkrypt nie opuszczają firmy.

Schemat integracji komunikacji: serwer pocztowy IMAP/Exchange i sala spotkań połączone z lokalną jednostką LLM, z której wychodzą szkice odpowiedzi i notatki — całość w obrysie biura

Poczta i spotkania wpływają, szkice i notatki wychodzą — cały łańcuch w sieci LAN.

Ta integracja a case study „Agent BOK"

Ta strona

Warstwa integracji

Architektura i możliwości: protokoły (IMAP/SMTP, API Exchange), wszystkie kanały — drafty, streszczenia wątków, notatki ze spotkań — oraz zasady bezpieczeństwa. Punkt wyjścia do zaprojektowania własnego scenariusza.

Case study

Agent BOK: Automatyczne Drafty Email →

Wdrożony przykład jednego scenariusza — draftów dla Biura Obsługi Klienta — pokazany krok po kroku: architektura, zrzuty ekranu z klienta poczty, baza wiedzy i tryb human-in-the-loop w praktyce.

Human-in-the-loop — celowo. Bot nigdy nie wysyła wiadomości samodzielnie: przygotowuje drafty, a decyzja i ton ostatecznej odpowiedzi należą do człowieka. Odpowiedzialność za komunikację z klientem pozostaje tam, gdzie być powinna.

Bezpieczeństwo treści

Cały łańcuch w LAN

Od pobrania wiadomości po wygenerowanie draftu — wszystko na jednostce w Twojej serwerowni. Treść maili nie trafia do żadnego zewnętrznego API.

Po stronie serwera

Bez wtyczek na komputerach pracowników. Standardowe protokoły IMAP/SMTP lub API Exchange — bot obsługuje skrzynki całego zespołu centralnie.

Dostęp i log

Imienny dostęp, uprawnienia per skrzynka, lokalny log operacji. Wiadomo, które wiadomości bot przetworzył i jakie szkice odłożył.

Jeśli fragment korespondencji musi trafić do narzędzia zewnętrznego, można go najpierw zanonimizować przez AI Privacy Gateway.

Kompatybilność i wdrożenie

Bot łączy się z serwerami pocztowymi przez standardowe protokoły IMAP/SMTP lub API Exchange i działa z dowolnym klientem poczty (Thunderbird, Outlook, webmail). Typowy sprzęt: pojedynczy ASUS GX10 obsługujący skrzynki całego zespołu. Konfigurację, podłączenie bazy wiedzy i strojenie tonu odpowiedzi wykonujemy w ramach wdrożenia.

Zobacz działający scenariusz na własne oczy — pilotaż na jednej skrzynce (np. BOK lub sekretariat) pokazuje efekt w tydzień.

Umów demonstrację

Najczęstsze pytania

Czy bot wysyła odpowiedzi samodzielnie?

Nie — to świadomy wybór projektowy (human-in-the-loop). Bot odkłada gotowe drafty w folderze Szkice, a decyzja, ton i wysyłka należą do człowieka.

Czy trzeba instalować wtyczki na komputerach pracowników?

Nie. Bot działa po stronie serwera, łącząc się ze skrzynkami przez standardowe protokoły IMAP/SMTP lub API Exchange. Pracownicy widzą po prostu gotowe szkice w swoim programie pocztowym.

Czym różni się ta strona od case study Agent BOK (email-bot)?

Ta strona opisuje warstwę integracji: protokoły, architekturę i wszystkie kanały (poczta, spotkania). Agent BOK to wdrożony przykład jednego scenariusza — draftów dla Biura Obsługi Klienta — pokazany krok po kroku, ze zrzutami ekranu.

Co z nagraniami ze spotkań — gdzie trafia dźwięk?

Nigdzie poza firmę. Transkrypcję wykonuje lokalny model klasy Whisper na GPU jednostki, a podsumowanie generuje lokalny LLM. Nagranie i transkrypt zostają w sieci LAN.

Powiązane: Agent BOK — case study draftów email · RAG — baza wiedzy zasilająca odpowiedzi · E-commerce — drafty BOK w sklepie · Administracja publiczna — korespondencja urzędu · Budownictwo — skrzynka jako pamięć kontraktu